Unik Web conçoit un CRM personnalisé pour le Groupe Mantra

Unik 
Web 
conçoit 
un 
CRM 
personnalisé 
pour 
le 
Groupe 
Mantra 

Mantra - Un regroupement d’entreprises en forte croissance qui doit assurer le partage des ses données à l’interne

Le Groupe Mantra est une entreprise canadienne qui œuvre dans le domaine pharmaceutique et de la santé. Elle comporte de multiples divisions avec plusieurs dizaines d’employés travaillant à la fois dans les bureaux et sur la route. Ses services sont, entre autres, la commercialisation de médicaments, vitamines et suppléments, la consultation et la formation continue, l’entreposage, la livraison et la logistique liée à la distribution de produits en vente libre.

Un regroupement d’entreprise qui doit centraliser ses données.

Le mandat :
rendre les données accessibles à tous et perfectionner un logiciel CRM

Plus l’entreprise évolue, plus elle ressent le besoin de rassembler ses données dans un seul système afin d’optimiser le travail de ses employés et d’investir dans les bonnes ressources. Bien qu’elle utilisait le CRM Salesforce, les options de personnalisation avec ce dernier sont limitées, coûteuses et les délais de programmation sont trop longs. Ainsi, la pharmaceutique demande à Unik Web de lui créer un logiciel de gestion de la relation client personnalisé, ou Customer Relationship Management (CRM) en anglais, de façon à ce qu’elle puisse centraliser ses données sur une seule plateforme et améliorer sa gestion des opérations.

+ 30 000

clients intégrés
au logiciel de CRM

Services offerts

  • Développement d’un logiciel CRM personnalisé
  • Migration complète d’information existante dans un CRM externe (Salesforce) vers le nouveau CRM personnalisé
  • Création de bases de données sécurisées
  • Conception d’applications personnalisées
  • Synchronisation de données à travers l’ensemble des plateformes utilisées par le Groupe Mantra Pharma
  • Mise en place et configuration d’un environnement d’hébergement flexible et évolutif (scalable)

Le défi :
colliger et standardiser les données récoltées

Les employés de Mantra travaillent sous 4 divisions distinctes, toutes indépendantes les unes des autres. Par contre, les données qu’ils recueillent sont essentielles et bénéfiques pour l’ensemble des divisions. Une très grande quantité d’informations est récoltée sur une base quotidienne, mais les représentants ne possèdent pas d’outil numérique leur permettant de standardiser et de partager ces informations. Il est donc difficile pour Mantra d’optimiser sa gestion de la relation client et d’améliorer sa stratégie d’affaires tout en maximisant ses ressources existantes. L'entreprise se tourne ainsi vers Unik Web pour l’aider à développer un CRM personnalisé adapté à ses besoins et qui lui permettra de :

  • Composer avec des données recueillies par de multiples employés sans méthode standardisée ni plateforme centralisée ;
  • Faciliter la consultation d’historique d’affaires avec les clients ;
  • Prioriser et réévaluer les efforts de vente selon le niveau d’affaires des clients et les performances des produits ;
  • Optimiser les étapes de logistique entourant la commande, la livraison et la distribution de produits ;
  • Améliorer la gestion des tâches, des territoires et des clients par les représentants des ventes sur le terrain ;
  • Répondre aux besoins spécifiques des différentes divisions du Groupe Mantra.

La solution :
concevoir un logiciel de CRM personnalisé pour le Groupe Mantra afin de centraliser les informations sur une plateforme entièrement numérique

Pour répondre aux besoins des divisions de Mantra, Unik Web développe un logiciel de CRM sur mesure qui lui permet de regrouper une multitude d’informations sur une plateforme numérique globale.

Le module des commandes offre une vision d’ensemble des activités et des opportunités d'affaires.

Unik Web recueille, nettoie, uniformise et collige les données prises en note par des centaines d’employés des différentes filiales, en formats divers, incluant le papier imprimé. Pour y arriver, notre agence doit effectuer une grande quantité de travail manuel afin de rassembler les données, les numériser et les transformer dans un format standard pour le Web. Les informations sont maintenant à jour et accessibles en tout temps à partir de la bibliothèque numérique.

Les fiches profil sont créées et maintenues à jour par les représentants en temps réel. Le tout peut être trié par personne (nom, adresse, courriel, profession, représentant[s], etc.) ou par entreprise (nom, adresse, représentant[s], commandes, etc.), ce qui permet aux employés de prendre connaissance des activités professionnelles effectuées avec ladite personne ou entreprise. Les fiches profil peuvent facilement être modifiées lors d’une rencontre avec un client.

+ 100

utilisateurs de toutes
les sphères de l'entreprise

Unik Web crée un module pour permettre aux représentants d’analyser la compétition en fonction des données de marché et celles qu’ils ont recueillies auprès de leurs divers clients. Avec ces informations intégrées au CRM, ils peuvent avoir une vue d’ensemble de l’état des différents comptes pour ensuite planifier et améliorer leur stratégie de vente et de marketing.

Nous incluons au CRM personnalisé des modules d’optimisation de la gestion des activités, afin de permettre à Mantra d'assigner les clients aux bons représentants selon les territoires, d’analyser la performance des produits et de passer des commandes de molécules directement à partir d’un appareil mobile.

Un outil de traçabilité indispensable permet de suivre la distribution des médicaments et d’échantillons sensibles à travers les succursales du Québec. De cette façon, Mantra peut s’assurer que les produits se rendent à la bonne destination et surveiller leur utilisation afin de relever toute anomalie.

Le répertoire des clients est mis à jour en temps réel et accessible sur tout type d’appareil.
La conception d’une carte interactive permet une représentation visuelle des clients et des actions à prendre.
Les graphiques et tableaux permettent aux utilisateurs de bien aligner leurs objectifs et prioriser leurs actions.

Unik Web développe un outil dans lequel les employés peuvent ajouter leur kilométrage, gérer leur compte de dépenses et classer leurs reçus par catégories prédéterminées. D’un côté, cela permet aux représentants d’éviter les oublis et d’être remboursés plus rapidement. De l’autre, le département de comptabilité peut suivre les dépenses en temps réel analyser quels sont les coûts par type d’activité.

Le CRM permet l’évaluation du personnel. Les gestionnaires peuvent générer des rapports de performance des différents représentants qui prennent en considération, entre autres, le nombre d’appels passés aux clients, de visites effectuées en succursale et de jours travaillés grâce à l’intégration du calendrier de vacances. Ceci permet de comparer les résultats des représentants et d’évaluer si les charges de travail sont distribuées adéquatement.

+ 85 %

croissance de performance
opérationnelle

L’automatisation de processus pour une meilleure gestion des opérations

Une fois les données et fonctionnalités entièrement intégrées au logiciel de CRM, Unik Web crée des processus d’automatisation afin de faciliter la gestion des relations entre les clients et le Groupe Mantra.

La conception d’une carte interactive affiche les clients de Mantra Médical selon un ordre de priorité, déterminé en fonction du niveau d’affaires effectué avec la compagnie. Ce module inclut également des outils de gestion synchronisés avec les calendriers Outlook de chaque employé, leur permettant d’effectuer leurs suivis et de bâtir des relations de confiance avec leurs clients, sans jamais quitter le CRM. Si l'écart entre la date actuelle et la dernière visite en succursale atteint un certain nombre de jours, le logiciel de CRM envoie automatiquement un rappel au représentant approprié afin que celui-ci puisse planifier une rencontre.

La carte interactive démontre clairement aux représentants les étapes à prendre par client selon les couleurs affichées.
Vue d’ensemble du CRM

Unik Web assure la synchronisation bidirectionnelle en temps réel entre le logiciel de CRM et les autres applications utilisées par le Groupe Mantra. À l’aide d’API, les employés peuvent accéder à la bonne information, peu importe la plateforme. Par exemple, le CRM de la division Mantra Médical est synchronisé avec celui de Mantra Pharma, de manière à ce que les deux entités puissent avoir accès à l’ensemble des activités effectuées au sein de la compagnie avec un client spécifique. Aussi, une formule de bidirectionnalité a été développée entre le CRM et la plateforme HubSpot de l’entreprise, une fonction qui est particulièrement utile à l’équipe de marketing, qui peut maintenant communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes.

En résumé, à travers le développement d’un CRM personnalisé, Unik Web s’est assuré de répondre aux objectifs de l’entreprise. Les gestionnaires du Groupe Mantra, les représentants des ventes, les départements de comptabilité et de marketing ont maintenant accès à des outils leur permettant d’améliorer la gestion de leurs opérations et d’analyser leur performance de façon à investir leur temps et leurs ressources aux bons endroits.

Autres réalisations

En dehors de la création de CRMs personnalisés, Unik a également accompagné le Groupe Mantra dans la réalisation d’autres projets notamment :

  • l’intégration du CRM HubSpot et service de consultation en marketing numérique ;
  • la gestion des consentements de courriel, selon les nouvelles lois antipourriel ;
  • l’implantation d’un environnement d’hébergement Web évolutif (scalable) pour permettre une croissance et une performance optimale.

Technologies utilisées

L'outil de gestion des kilométrages et des dépenses intégré au CRM facilite le travail des représentants et du département de comptabilité.

Témoignage du client

Unik Web a su comprendre les besoins des différentes divisions de notre entreprise pharmaceutique et la réalité de nos employés afin de concevoir des CRM qui nous aident à gérer nos opérations au quotidien et nous permettent d’économiser un temps précieux. Nous collaborons avec cette agence depuis près de 10 ans maintenant et nous sommes toujours très satisfaits des résultats.

Olivier Paquet

Vice-Président, Opérations,
Groupe Mantra